Projecten kunnen gebruikt worden om collega's op de hoogte te stellen van informatie rond lopende projecten. Je kunt er ook voor kiezen de module te gebruiken om binnen de projectgroep informatie met elkaar te delen. Berichten en documenten kunnen rechtstreeks op intranet worden geplaatst.

Op deze pagina:


Projecten kunnen gebruikt worden om collega's op de hoogte te stellen van informatie rond lopende projecten. Je kunt er ook voor kiezen de module te gebruiken om binnen de projectgroep informatie met elkaar te delen. Berichten en documenten kunnen rechtstreeks op intranet worden geplaatst. Maar hoe werkt het nu precies?


Een project aanmaken of wijzigen in Sitebox

Een nieuw project aanmaken

Klik op de map waarbinnen je een nieuwe project wilt maken en klik aan de rechterzijde van de pagina op de actieknop  'Toevoegen':



Wanneer het intranet gedeeld wordt door verschillende gemeenten verschijnt er een pop-up scherm waarin je de juiste gemeente kunt kiezen. Wanneer het intranet maar voor één gemeente is, wordt dit scherm overgeslagen.



Het pop-up scherm opent in het tabblad 'Algemeen'. Vul hier de juiste informatie in:



  • Bij naam noteer je de naam van het project zoals deze op intranet getoond moet worden. 
  • De tags worden ook op intranet zelf getoond.
  • Je kunt een afbeelding selecteren uit de module afbeeldingen, of een nieuwe afbeelding uploaden.
    Deze afbeelding wordt zowel in het overzicht van alle projecten getoond met verhouding 168x126. Wanneer de afbeelding niet dit formaat heeft, zal de afbeelding worden bijgesneden.
    Op de projectpagina zelf wordt de afbeelding volledig getoond.
  • De intro is het stukje tekst dat je in het overzicht van alle projecten bij het project ziet staan. Wanneer je de into niet vult komt er geen beschrijving bij het project te staan in het overzicht.
  • Bij afgerond selecteer je of het een afgerond project is of niet.
  • Bij privé selecteer je of het project alleen zichtbaar is voor de projectleden, of voor iedereen op intranet.
  • Bij documenten kun je een map selecteren waarin de downloadbare bestanden staan die bij het project horen.

    Let op! Je kunt hier geen nieuwe map aanmaken.

    Ook als er op dit moment geen downloadbare bestanden bestaan voor het project, is het toch slim een map aan te maken in de module 'Downloadbare Bestanden' en deze te koppelen aan het project. Het is namelijk mogelijk om op intranet zelf downloadbare bestanden te uploaden. Deze worden dan netjes in deze map geplaatst.


In het tabblad 'Beschrijving' kun je een meer uitgebreide beschrijving zetten van het project. Deze wordt op de projectpagina zelf aan de rechter kan van de pagina getoond.

Deze beschrijving schrijf je met de teksteditor. Als je meer wilt weten over de mogelijkheden van de teksteditor, lees dan het artikel Welke opties heeft de teksteditor?



In het tabblad 'KCC informatie' zet je informatie die alleen voor het KCC zichtbaar moet zijn. Deze informatie wordt op de projectpagina boven alle berichten getoond.



Tot slot vul je in het tabblad 'Projectgroep' in wie de leden van de projectgroep zijn. De projectgroep bestaat uit projectleiders en projectleden. Verderop in dit artikel wordt verder uitgelegd uit welke rechten bij deze rollen horen. Voor nu is het belangrijk om uit te leggen hoe je de rollen op de juiste manier vult.


Om de leden van de projectgroep op de juiste manier te koppelen aan de profielen in wie-is-wie is het belangrijk om de leden te selecteren. Dit doe je door je cursor in het tekstveld te zetten en te beginnen met het typen van de naam van het lid. Er verschijnt vervolgens een selectielijst onder het tekstveld waarin je de juiste persoon kunt selecteren. Klik vervolgens op 'Persoon/Projectleider toevoegen'.


Wanneer je de naam helemaal uitschrijft en de persoon niet selecteert krijg je een foutmelding: 'Persoon is ongeldig, selecteer een persoon uit de lijst'.



Wanneer je verder niets meer toe wilt voegen aan het project, klik je op 'OK'. Wanneer je het project meteen wilt publiceren, klik je op 'OK & Publiceren'. Je kan de pagina altijd later weer aanpassen of offline halen.


Een project wijzigen

Selecteer het project dat je wilt wijzigen en klik aan de rechterzijde van de pagina op de actieknop  'wijzigen':



De projectgroep

Binnen een project team bestaan er twee rollen: De projectleider en de projectleden. Met deze rollen kunnen de volgende acties worden ondernomen aan de voorkant op intranet:


Rechten projectteam

ProjectleiderProjectleden
Berichten plaatsen
VV
Documenten uploaden
VV
Documenten verwijderen
VX

Projecten op intranet

Hoe de projectpagina op intranet getoond wordt hangt af van de rol van de medewerker. Deze rollen zijn de projectleiders, projectleden, KCC medewerkers en overige bezoekers. Deze verschillen in uiterlijk zijn vaak kleine verschillen in uiterlijk en functionaliteit. In het volgende overzicht kun je zien hoe de projectpagina er uit ziet voor de overige bezoekers. Daarna worden de verschillen per rol getoond.


Overzichtspagina Projecten

Op de overzichtspagina wordt de Intro en de afbeelding van het project getoond. Ook kun je zien wie Projectleider en de Projectleden zijn. 

Je kunt in het overzicht filteren op 

  • Gemeenten (Wanneer er meerdere gemeenten samen één intranet delen)
  • Projecten die je volgt
  • Projecten waarvan je lid bent
  • Alleen gesloten projecten
  • Tags



Tabblad Overzicht Projectpagina

Overige bezoekers

De standaard getoonde items in het tabblad overzicht op de projectpagina zijn de volgende:

  • De naam van het project.
  • Een knop om het project wel of niet te volgen
  • Een knop om het project wel of niet in de snelkoppelingen op te nemen
  • Een knop om het project door te sturen
  • De tabbladen 'Overzicht', 'Projectleden' en 'Documenten'
  • 'Over dit project': Dit is de informatie die is ingevuld in het tabblad 'Beschrijving' in Sitebox
  • Tags die voor dit project gelden
  • De afbeelding van dit project
  • De berichten die in het project zijn geplaatst door het project team. Je kunt zien wie het bericht is geplaatst en wanneer. Je kunt het bericht lezen. Je kunt het bericht 'leuk vinden' en zien hoeveel mensen het bericht leuk vinden.




Projectgroep

De getoonde items wijken wat af van de standaard voor de leden van de projectgroep op de volgende manier:

  • Een lid van een projectgroep volgt de groep automatisch. De knop om het volgen aan en uit te zetten is verwijderd.
  • Er is een knop toegevoegd om documenten te kunnen uploaden.


  • Er zijn eigenschappen toegevoegd aan het project waarin wordt aangegeven dat je lid bent van het project.



  • Je kunt berichten schrijven en door jou geplaatste berichten wijzigen of verwijderen. Ook kun je reacties plaatsen op geplaatste berichten.


KCC medewerkers

De getoonde items wijken ook af van de standaard voor medewerkers van het KCC op de volgende manier:

  • Het blok 'KCC informatie' wordt bovenaan de pagina meteen boven de berichten getoond:


Tabblad Projectleden Projectpagina

Het tabblad 'Projectleden' is voor iedereen hetzelfde. Je kunt hier zien wie de projectleden en de projectleiders zijn. Je kunt hier ook rechtstreeks klikken op de naam van deze personen zodat je op de wie-is-wie pagina van de persoon uitkomt.



Tabblad Documenten Projectpagina

Overige bezoekers en Projectleden

Standaard kun je op het tabblad 'Documenten' de documenten die bij het project horen zien en downloaden.



Projectleiders

Projectleiders kunnen de documenten ook verwijderen door op het rode kruisje te klikken rechts naast het document:



Downloadbare documenten toevoegen of verwijderen

Je kunt downloadbare documenten per verschillende manieren toevoegen en verwijderen. Dit is afhankelijk van de rechten die je hebt op Intranet en in Sitebox. 


In Sitebox

Hoe je documenten kunt toevoegen en verwijderen in de module 'Downloadbare bestanden' onder het kopje 'Media' lees je in het artikel Downloadbare bestanden toevoegen.


Hiervoor moet de map waarin je de downloadbare bestanden plaatst wel gekoppeld zijn aan het project. Hoe je dit doet lees je in dit artikel bij het onderwerp Een project aanmaken of wijzigen in Sitebox.


Je hebt rechten nodig voor zowel de module 'Downloadbare bestanden' als de module 'Projecten'.


Op Intranet

Documenten toevoegen

Op Intranet kun je op verschillende manieren documenten uploaden zolang je lid bent van de projectgroep.


  • Je kunt een bijlage toevoegen aan je bericht. Deze documenten komen niet op het tabblad 'Documenten' staan en worden in Sitebox ook niet toegevoegd aan de map 'Downloadbare bestanden' die gekoppeld is aan het project.

    Je kunt dit doen door op het paperclipje te klikken in het vlak waarmee je een bericht plaatst:


    Je hebt geen Sitebox rechten nodig om op deze manier documenten te uploaden.

  • Je kunt ook een document uploaden met de knop 'Documenten uploaden'.


    Deze bestanden komen wél op het tabblad 'Documenten' te staan. Wanneer er in Sitebox een map uit de module 'Downloadbare bestanden' is gekoppeld aan dit project, wordt het document in die map geplaatst.

    Wanneer er géén map uit de module 'Downloadbare bestanden' is gekoppeld aan dit project wordt er een nieuwe map aangemaakt. Deze map wordt meteen gekoppeld aan het project zodat ook volgende documenten in deze map worden geplaatst.

    Je hebt geen Sitebox rechten nodig om op deze manier documenten te uploaden.


Documenten verwijderen

  • Documenten die als bijlagen zijn toegevoegd aan een bericht kunnen door degene die het bericht heeft geplaatst worden verwijderd door het hele bericht te verwijderen, of door het bericht te bewerken:


    Projectleiders kunnen ook de berichten van andere verwijderen. Het is niet mogelijk om de berichten van anderen te bewerken:


  • Projectleiders kunnen op Intranet ook documenten verwijderen die op het tabblad 'Documenten' staan. Dit doe je door rechts naast het document op het rode kruisje te klikken.


    Het document wordt hiermee ook verwijderd uit Sitebox. Je hebt geen Sitebox rechten nodig om op deze manier documenten te verwijderen.

Gerelateerde onderwerpen: