Met de kenniscontrole kun je de informatie op de website en het intranet laten controleren door de verantwoordelijke collega's.
Op deze pagina:
- Goedkeuringsworkflow inschakelen
- De verschillende statussen
- Status Open
- Status Gereageerd
- Status Opgelost
- Status Gesloten
- Gerelateerde onderwerpen
Goedkeuringsworkflow inschakelen
De goedkeuringsworkflow kan worden ingeschakeld in de module instellingen. Wanneer je hiervan gebruik wilt maken, ga je in deze module naar de tabbladen voor de 'Kenniscontrole' en 'Weten-en-regelen'.
In ieder tabblad kun je de goedkeuringsworkflow apart inschakelen:
De verschillende statussen
De goedkeuringsworkflow met verschillende statussen:
- open
- gereageerd
- opgelost
- gesloten
Afhankelijk van de status vind je de taken in verschillende tabbladen terug in de module taken:
| Status | Toegewezen persoon | Medewerker Kenniscontrole |
|---|---|---|
| Open | Openstaand | Gedelegeerd |
| Gereageerd | In afwachting reactie | Openstaand Gedelegeerd |
| Opgelost | In afwachting reactie | Openstaand Gedelegeerd |
| Gesloten | Archief | Archief |
Status Open
Wanneer de taak nieuw is aangemaakt, is de status van de taak 'Open'. De taak ligt op dat moment bij de persoon aan wie de taak is toegewezen. Deze kan op de taak reageren, of deze voltooien.
Reageren
Het is altijd mogelijk om te reageren op een taak die aan je is toegewezen. Je kunt dan een opmerking of vraag toevoegen.
Wanneer de taak openstaat, heeft de toegewezen persoon specifieke opties om te kiezen bij het reageren.
De toegewezen persoon kan dan aangeven niet de juiste contactpersoon te zijn, een vraag stellen, of een opmerking toevoegen. Afhankelijk van de soort reactie verandert de status van de taak, of krijgen de medewerkers Kenniscontrole een bericht:
| Reactie | Gevolg reactie |
|---|---|
| Ik ben niet de juiste contactpersoon | Status 'Gereageerd' |
| Ik heb een vraag aan Kenniscontrole | Status 'Gereageerd' |
| Ik wil een opmerking toevoegen | Status blijft 'Open' Medewerkers Kenniscontrole krijgen een bericht |
Voltooien
De toegewezen persoon heeft altijd de mogelijkheid om de taak te voltooien. De taak wordt dan ter goedkeuring aangeboden aan de medewerkers Kenniscontrole voordat deze wordt gesloten. Het is mogelijk om een opmerking toe te voegen, maar dit is niet verplicht. De status verandert naar 'Opgelost'.
Status Gereageerd
Wanneer de status van de taak 'Gereageerd' is, ligt deze bij de medewerkers Kenniscontrole. Deze kunnen de taak wijzigen, deze aan iemand anders toewijzen, of reageren.
Wijzigen
Bij het wijzigen van een taak kun je verschillende onderdelen van de taak aanpassen.
Het is slim om de titel en het type niet verder aan te passen. Het aanpassen van de deadline is prima.
Ook kun je de prioriteit van de taak aanpassen, en deze een hoge prioriteit geven. Taken met een hogere prioriteit komen in een apart lijstje boven de normale taken te staan.
Tot slot kun je de tekst van de taak aanpassen.
Toewijzen aan
Met de button 'Toewijzen aan' kun je het ticket aan iemand anders toewijzen. De vraag 'Aan wie wil je de taak toewijzen?' is een zoekvenster. Als je begint met typen, krijg je een suggestie. Selecteer de naam van de persoon aan wie je de taak wilt toevoegen, en voeg eventueel een opmerking toe.
Wat de status van een taak ook is, wanneer je de taak toewijst aan een nieuwe persoon, verandert de status van de taak naar 'Open'.
Reageren
De medewerkers Kenniscontrole kunnen altijd reageren op een taak. Je kunt dan een opmerking of vraag toevoegen.
Wanneer de taak de status 'Gereageerd' heeft, heeft de medewerkers Kenniscontrole specifieke opties om te kiezen bij het reageren.
De medewerker Kenniscontrole kan de vraag meteen beantwoorden, of een opmerking plaatsen en de vraag later beantwoorden. Afhankelijk van de soort reactie verandert de status van de taak, of krijgt de toegewezen persoon een bericht:
| Reactie | Gevolg reactie |
|---|---|
| Ik wil antwoorden op de vraag van [toegewezen persoon] | Status 'Open' |
| Ik wil een opmerking plaatsen en de vraag later beantwoorden. | Status blijft 'Gereageerd' De toegewezen persoon krijgt een bericht |
Status Opgelost
Wanneer de status van de taak 'Gereageerd' is, ligt deze bij de medewerkers Kenniscontrole. Deze kunnen de taak wijzigen, deze aan iemand anders toewijzen, reageren of de taak goedkeuren.
Reageren
De medewerkers Kenniscontrole kunnen altijd reageren op een taak. Je kunt dan een opmerking of vraag toevoegen.
Wanneer de taak de status 'Opgelost' heeft, heeft de medewerkers Kenniscontrole specifieke opties om te kiezen bij het reageren.
De medewerker Kenniscontrole kan de taak heropenen, een vraag stellen aan de toegewezen persoon, of een opmerking plaatsen en de taak later beoordelen. Afhankelijk van de soort reactie verandert de status van de taak, of krijgt de toegewezen persoon een bericht:
| Reactie | Gevolg reactie |
|---|---|
| Ik wil de taak heropenen | Status 'Open' |
| Ik heb een vraag voor [toegewezen persoon] | Status 'Open' |
| Ik wil een opmerking plaatsen en de taak later beoordelen. | Status blijft 'Opgelost' De toegewezen persoon krijgt een bericht |
Goedkeuren
Met deze button kan de opgeloste taak worden gesloten. Deze krijgt dan de status 'Gesloten'.
Status Gesloten
Wanneer de status van de taak 'Gesloten' is, staat deze alleen nog in het archief. Er zijn geen acties meer mogelijk binnen de taak.